Operativna i završna priprema sportskog natjecanja
Poznato je da nastup pred domaćom publikom često donosi psihološku prednost, jednako u ekipnim i pojedinačnim sportovima. Natjecatelji imaju mogućnost pokazati svoje vještine prijateljima, rodbini, sugrađanima, kolegama iz drugih sportova, što stvara atmosferu zajedništva i pripadnosti te dodatno motivira.
Domaća natjecanja obično smanjuju troškove sudjelovanja za same natjecatelje i njihove obitelji jer nema potrebe za putovanjem i smještajem u drugom gradu i ostalim troškovima koji se vežu uz jednodnevna ili višednevna putovanja.
Osim za natjecatelje, domaćinstvo natjecanja pruža priliku za promociju, kako kluba organizatora, tako i lokalne sportske zajednice, ostalih klubova i udruga, sportskih objekata, lokalnih proizvođača, OPG-ova i sl.
Razina organizacije i organizacijska struktura sportskih događaja razlikuje se, ovisno o veličini, važnosti događaja, sportu, razini natjecanja i sl.
Velika većina natjecanja koje organiziraju sportski klubovi svodi se na organizacijski odbor sastavljen od samo nekoliko članova. Tih nekoliko ljudi pokriva i tehničku i logističku i marketinšku i financijsku stranu organizacije. Ponekad sve te zadatke obavlja i samo jedna osoba. Takva su natjecanja klupska, regionalna, kvalifikacijska, turniri, revije, susreti… U nekim, brojčano manjim sportovima, mogu biti i državna ili međunarodna natjecanja.
Neovisno o veličini natjecanja ili događaja, priprema i planiranje je ključno za uspješnu organizaciju. U ovom članku predstavit ćemo završnu pripremu, posljednje tjedne/dane prije samog događaja i to:
Zadržat ćemo se na razini natjecanja koja nije profesionalna i ne uključuje ogroman broj ljudi. Ako ste mala udruga, s ograničenim sredstvima i manjim brojem članova, onda je ovo članak upravo za vas.
Čemu uopće služi planiranje?
Svima nam se ponekad dogodilo da smo nešto smetnuli s uma i sjetili se kad je već bilo kasno. Primjerice, ona medalja koja nedostaje, shvatili smo to možda i prije natjecanja, ali je neradni dan i ne stignemo ju više izraditi… Ili gledatelji izgubljeni u kompleksu dvorane, jer ne znaju gdje su ulazi na gledalište? Sigurno ste imali takve situacije, a da bismo prevenirali i neke nove – pišemo i checkiramo prije samog natjecanja!
Tomu služi i naša check lista na stranici Materijali. Uzmite ju kao primjer, ali svakako prilagodite svojim potrebama.
U prethodnom članku pisali smo što je sve važno uzeti u obzir prilikom početne pripreme jednog sportskog događaja.
Ako smo prošli pripremne radnje, okupili smo organizacijski tim i počeli s rješavanjem jednog po jednog pripremnog zadatka. Naručili smo sve što je potrebno i dolazi nam uskoro dan D – dan održavanja samog događaja.
Tehnička priprema
Tehnička priprema i provedba vezana je specifično uz sport kojim se bavite.
Obično svaki sportski savez, na međunarodnoj, nacionalnoj ili regionalnoj razini donosi pravila i propozicije prema kojima će se natjecanje provoditi. Te bi pravilnike svakako bilo dobro imati – ili isprintane ili u digitalnom obliku i na lako dostupnom mjestu, kako bi nam u svakom trenutku bili pri ruci.
Logistička priprema
U prostoru u kojem se odvija natjecanje provjeravamo tehniku i infrastrukturu. Priključke, utičnice, rasvjetu, internet, zvučnike, mikrofone, semafore itd. Također, provjeravamo imamo li sve oznake u samom natjecateljskom prostoru i hodnicima, kako nam sudionici i gledatelji ne bi lutali.
Provjeravamo prostorije u kojima će se odvijati prateći događaji. Jesu li prostorije opremljene svom potrebnom opremom u skladu s namjenom koju će imati? Prostorije za sastanke, medije, čajna kuhinja ili stol s osvježenjima, svlačionice itd.
Imamo li dovoljan broj stolova i stolaca? Jesu li prostorije uredne i opremljene higijenskim potrepštinama? Je li nam kutija prve pomoći ažurirana i je li osiguran prostor za liječničku službu?
Ako je potrebno osigurati smještaj, prijevoz ili hranu za sudionike – kontaktiramo dobavljače i suradnike kako bismo na vrijeme provjerili postoji li kakva poteškoća s isporukom. Znamo li gdje će se, kada i kako distribuirati hrana i piće za natjecatelje i ostale sudionike? Imamo li predviđeno mjesto za konzumaciju? Imamo li dovoljno parkirnih mjesta?
Marketing i promocija
Ovaj dio pripreme i organizacije odnosi se na javnu vidljivost našeg događaja.
Ako želimo da događaj bude posjećen, moramo na vrijeme započeti promociju putem kanala koji su relevantni za događaj ili konkretan sport. Ali, to su radnje koje smo poduzeli ranije. Budući da se u ovom članku bavimo završnim pripremnim radnjama – sada dolaze na red ažuriranje informacija o događaju i izvještavanje medija i javnosti. Najčešće u današnje vrijeme putem e-maila, web stranica i društvenih mreža. Objavljujemo zainteresiranoj javnosti mjesto, vrijeme i ostale detalje događaja. Ako imamo ulaznice, onda objavljujemo i cijenu, mjesto i način kupovine ulaznica.
Također, važno jer pripremiti i press materijale i osigurati dobru komunikaciju s medijima. Ako imamo fotografa ili medije koji prenose natjecanje, važno je osigurati i označiti prostor u kojem će se oni kretati, kako ne bi ometali samo natjecanje.
Kao što smo ranije rekli, domaćinstvo sportskog natjecanja dobra je prilika i za promociju cijele lokalne zajednice. Ako imate dovoljno prostora, možete ponuditi lokalnim proizvođačima mjesto za predstavljanje i prodaju proizvoda i usluga. Ako su njihovi proizvodi relevantni za događaj, mogu se uključiti i kao sponzori natjecanja. Sportska natjecanja privlače posjetitelje iz drugih gradova i regija. To može potaknuti lokalnu ekonomiju, kroz povećanu potrošnju u restoranima, hotelima i trgovinama. Kulturne aktivnosti koje se odvijaju kao prateći dio sportskog natjecanja odlična su prilika za predstavljanje drugih lokalnih društava, skupina i udruga.
Možemo zaključiti da dobra organizacija i pametno osmišljavanje sportskih natjecanja donose brojne prednosti, kako za natjecatelje, tako i za njihovu lokalnu sredinu. Svrha svih pripremnih radnji i check lista je izbjeći – ili barem na minimalnu razinu smanjiti stres i kaos na sam dan održavanja događaja.
Za to nam služe papirnati ili digitalni podsjetnici i to do liste. Našu oglednu check listu možete pronaći na stranici Materijali, u sektoru Sport. Ako ste više digitalni tip, odlična stvar su i check liste u mobitelima. Možemo koristiti i različite project management alate (Trello, ClickUp, Notion i druge). Digitalni alati nam omogućuju da lakše dijelimo svoje zadatke s ostatkom organizacijskog tima. Također su izvrsni i za delegiranje posla. Više o delegiranju možete pročitati u ovom članku, a možete i već pripremljenu digitalnu listu za delegiranje prilagoditi potrebama svoje organizacije.
Želimo vam sretno planiranje i provedbu događaja!
Ako znate nekoga kome bi ovaj članak bio koristan, podijelite, bit će vam zahvalni svi potencijalni sudionici događaja koji se organizira!
Ako se nađete u situaciji da vam nedostaje još jedan par ruku – slobodno me kontaktirajte putem kontakt forme, pošaljite e-mail na martina@mbassist.hr ili rezervirajte termin da se upoznamo i vidimo kako vam mogu pomoći.