Planiranje i priprema sportskog događaja
Ako ste voditelj sportskog kluba, sportski entuzijast, trener u sportskom klubu, voditelj udruge ili njezin aktivni član, gotovo ste se sigurno susreli s potrebom organiziranja i planiranja sportskog natjecanja, rekreativnog susreta ili nekog drugog oblika sportskog događanja. Ako Vam je prvi put da Vas je zatekla ovakva obaveza, onda ste na pravom mjestu.
Organizacija sportskih događaja, ovisno o razini natjecanja i broju sudionika, često je kompleksan posao koji zahtijeva temeljito planiranje i preciznu pripremu kako bi događaj bio uspješan, neovisno o vrsti sporta i veličini događaja i zato je važno s planiranjem početi na vrijeme. U nastavku ćemo istražiti ključne korake u planiranju i pripremi sportskog događaja, a koraci su:
Definiranje ciljeva, svrhe i vrste natjecanja
Prije nego što započnete s bilo kakvim planiranjem, važno je jasno definirati ciljeve i svrhu sportskog natjecanja. Primjerice, natjecanje može biti:
- službeno klupsko, lokalno, regionalno, državno ili međunarodno natjecanje pod krovnom sportskom organizacijom
- natjecanje kao promocija sporta u zajednici,
- sportski događaj za prikupljanje sredstava za humanitarne svrhe,
- prijateljski susret za poticanje natjecateljskog duha,
- memorijalni događaj ili neka druga svrha.
Nakon definiranja ciljeva i svrhe, potrebno je odrediti o kojoj se vrsti sportskog događaja radi. Ovisno o sportu kojim se bavite, hoće li to biti jednodnevno natjecanje, jednodnevni ili višednevni turnir, utrka ili neki treći oblik natjecanja? Hoće li natjecanje imati neki naziv, slogan, maskotu, temu, logotip i sl.?
Pravilnici, dozvole i dokumentacija
Istražite sve pravne aspekte organizacije Vašeg natjecanja. To uključuje registraciju događanja, prijavu javnog okupljanja, dobivanje dozvola za korištenje određenih lokacija te pridržavanje pravila i propisa vezanih uz odabrani sport ili razinu natjecanja.
Čl. 55. Zakona o sportu kaže: “Sportsko natjecanje je organizirano natjecanje sportskih ekipa ili sportaša pojedinaca koje organizira i vodi pravna ili fizička osoba ovim Zakonom ovlaštena za organiziranje i vođenje sportskog natjecanja.” Budući da je ovo u Republici Hrvatskoj krovni zakon kojim su propisani i “osnovni elementi sustava natjecanja u različitim dobnim kategorijama i rangovima natjecanja od lokalne do nacionalne razine”, ovo je i polazišna točka prilikom pripreme natjecanja.
Uz to, svaki nacionalni sportski savez propisuje pravila pod kojima se održavaju njihova natjecanja i važno je provjeriti na vrijeme sve odrednice koje su propisane i imate li potrebne kapacitete za organizaciju natjecanja odabrane razine. Ako niste sigurni ili ne znate gdje biste iste tražili, obratite se nacionalnom sportskom savezu za konkretne informacije. Neke od kategorija koje mogu biti propisane pravilnicima ili odlukama upravnih tijela saveza:
- tehnički uvjeti prostora, npr. broj i vrsta prostorija, kapacitet svlačionica, tehnička i računalna oprema, postolja…
- kadrovski uvjeti, kao što su: broj sudaca, zdravstvena služba, administrativno osoblje, voditelj natjecanja, služba protokola, zaštitarska služba, rezultati…
- akreditacije, bilteni, potreban smještaj, mogućnost transfera sudionika natjecanja…
Sudionici, lokacija i vrijeme
Kada ste odredili vrstu i svrhu natjecanja i ustanovili da možete zadovoljiti eventualno propisane uvjete nacionalnog saveza – već se polako počinje ocrtavati oblik natjecanja i možete okvirno predvidjeti broj sudionika. Za službena natjecanja, koja su dio kalendara krovne nacionalne sportske organizacije, vrlo često se taj broj može točno predvidjeti. Za natjecanja koja su rekreativnog ili memorijalnog karaktera – sami postavite neke okvirne granice, ovisno o broju ljudi ili budžetu koji imate na raspolaganju.
Kad ste procijenili broj sudionika, razmislite o načinu prijave. Hoće li se sudionici prijavljivati osobno ili prijave izvršavaju sportski klubovi? Hoćete li koristiti neku postojeću aplikaciju, program ili alat ili će prijava ići putem e-maila, web obrasca ili neke treće opcije? Koji sve podatke o sudionicima morate prikupiti (npr. registracijski broj, liječnička potvrda i sl.)?
O broju sudionika i sportu ovisi lokacija na kojoj će se natjecanje odvijati. Budući da ste prethodne korake riješili, možete početi tražiti dvoranu, stadion ili neko treće borilište koje će odgovarati vašim potrebama. Provjerite odgovara li odabrana lokacija propisanim tehničkim uvjetima i ima li sve potrebne resurse za odvijanje Vašeg događaja.
Kad ste došli do odabira datuma, istražite je li željeni datum dostupan, poklapa li se s nekim već najavljenim sportskim ili drugim događajem, praznikom i sl. Ako je prostor odgovarajući i dostupan za korištenje u vrijeme (datum, dane ili sate vašeg događaja) – riješili ste još jedan dio slagalice i možete krenuti na daljnje korake.
Financijsko planiranje
Kako biste procijenili troškove i izvore financiranja, potrebno je izraditi detaljan budžet. Razmotrite prihod od kotizacija, sponzorstava, donacija, ulaznica i drugih izvora. Pokušajte doći do informacije zadovoljava li Vaše natjecanje uvjete sufinanciranja od strane lokalne zajednice, grada ili županije.
Jasan financijski plan osigurat će da ne dođete u situaciju nedostatka sredstava tijekom organizacije natjecanja.
Ne zaboravite u budžet uračunati sve troškove koje ste kao organizator obavezni podmiriti, ako se radi o službenom natjecanju nekog nacionalnog sportskog saveza za koji su takve obaveze propisane (primjerice: troškovi dnevnica, sudačke naknade, naknade za delegate, smještaj i putni troškovi službenih osoba…)
Uz to, računajte i na troškove za hranu, piće, administrativne troškove, pehare, medalje, diplome, zahvalnice, najam dvorane, zdravstvene i hitne službe…
Ljudski resursi
Za svaki događaj, pa tako i sportsko natjecanje, važno je imati kvalitetne ljude koji će dobro odraditi svoj dio posla, kao i komunikacija među njima.
Organizacijski odbor sastoji se od ljudi koji preuzimaju zadatke i ovlasti u različitim sektorima i kategorijama za koje su zaduženi, provjeravaju zakonske propise, donose financijski plan i odluke o kojima ovisi provedba natjecanja.
Tu je zatim tehnički i logistički dio tima: ljudi zaduženi za opremu, rasvjetu, zvuk, kamere, parking, svlačionice, zone za goste, zone za službene osobe, organizacija hitnih službi, hrane, pića, smještaja itd.
Velik i važan dio svakog sportskog događaja su i volonteri koji sudjeluju u pripremi i provedbi događaja u svim sektorima, kao i osoba zadužena za koordinaciju i komunikaciju s volonterima.
Marketing i promocija natjecanja
Ako je jedan od ciljeva natjecanja privlačenje određenog broja sudionika i gledatelja, razvijte strategiju marketinga i promocije. Iskoristite društvene medije, izradite atraktivne plakate i angažirajte lokalne medije kako biste maksimalno proširili vijest o nadolazećem događanju.
Nakon ovog kratkog pregleda netko će se možda ohrabriti i spremniji ući u organizaciju nekog sportskog događaja.
Na stranici Materijali, u sektoru Sport možete preuzeti i radni list za organizaciju natjecanja, a na istoj stranici u sektoru Administracija možete pronaći i predloške koji će Vam pomoći prilikom organizacije i delegiranja zadataka članovima tima.
Ako ste mala organizacija koja nema dovoljno ljudi ili mislite da bih vam baš ja mogla pomoći prilikom organizacije natjecanja – slobodno me kontaktirajte putem kontakt forme ili mi pošaljite e-mail na martina@mbassist.hr.
Sretno s planiranjem!