Delegiranje – vještina koja se uči!
Delegiranje je ključna vještina za učinkovito upravljanje vremenom.
Uspješno delegiranje zahtijeva malo vježbe i strpljenja. U samom početku može Vam se činiti da je proces spor, da više vremena gubite nego što dobivate… Pitate se ima li to sve skupa smisla… Sigurno u nekom trenutku pomislite: “Brže ću i bolje to odraditi sam!” Da. Hoćete. Sigurno je tako i to je neupitno. Ali – koliko dugo ćete baš sve moći obavljati sami? Dobar i kvalitetan početak suradnje, kao u svemu, dugoročno se višestruko isplati. Na duge staze, delegiranje Vam donosi puno benefita, primjerice:
- vrijeme – za druge poslove, za privatne stvari, za sebe,
- sigurnost,
- dobro obavljen posao,
- više energije i usmjerenu pozornost na Vaš osnovni posao.
Delegiranje posla virtualnom asistentu može biti vrlo korisno za vlasnike poduzeća i menadžere koji žele smanjiti teret samostalnog izvršavanja posla i povećati učinkovitost tvrtke. Ovo je posebno važno solo poduzetnicima i vlasnicima mikro poduzeća – ljudima koji rade sve sami i u nekom trenutku ih posao jednostavno preraste. Tada je pravo vrijeme za potražiti pomoć i suradnika – dok još nije došlo do burnouta.
Kako bi se osigurala uspješna suradnja s virtualnim asistentom, važno je imati na umu nekoliko važnih čimbenika, odnosno koraka u ovom procesu.
Jasno definirajte zadatke
Prije delegiranja posla virtualnom asistentu, potrebno je jasno definirati zadatke, rokove i očekivane rezultate. Ovo će pomoći virtualnom asistentu da bolje razumije što se od njega očekuje i kako se posao treba izvršiti. Morate najprije sami osvijestiti što Vam je točno potrebno, koliko vremena Vam taj posao sada oduzima, kako i kada točno želite posao da se obavi. Tek nakon toga možete isto komunicirati s virtualnim asistentom. Za jasnije definiranje zadataka, na stranici Materijali možete preuzeti primjere tablica za delegiranje (digitalne kao Google sheet i Trello predložak i verzija za ispis). Možete ih koristiti i kao predložak za izradu neke svoje tablice, popisa, liste i sl., prilagoditi svojim potrebama, uobličiti onako kako Vama najviše odgovara… Samo nemojte sve držati u glavi jer – drugi ljudi nam ne čitaju misli!
Komunicirajte
Tako smo došli i do druge važne stavke, a to je komunikacija. Vrlo je važno da virtualni asistent ima jasan i transparentan način komunikacije s Vama, kao i način za prijavu i rješavanje problema.
Redovita i jasna komunikacija je ključna za uspješnu suradnju s virtualnim asistentom. Pri tom je važno odmah na početku usuglasiti očekivanja jedne i druge strane koje sudjeluju u procesu. Primjerice, što točno podrazumijevate pod redovno? Želite li imati uvid u sam proces rada ili imate potpuno povjerenje u svog asistenta? Želite li izvještaj jednom tjedno, jednom mjesečno ili tek po potpuno obavljenom poslu? Jeste li već pripremili precizne upute ili čekate da asistent postavi pitanja? Jeste li dogovorili kanale kojima ćete komunicirati redovno i u nekim izvanrednim situacijama? Jeste li dogovorili granice u ovlastima, odnosno autonomiji koje asistent ima?
Pokušajte svom virtualnom asistentu dati što preciznije upute, kako ne bi došlo do šumova u komunikaciji i posljedično nezadovoljstva – s obje strane. Za uštedu vremena možete koristiti i projektne upravljačke alate, aplikacije i kalendare za praćenje i upravljanje delegiranim zadacima. To će osigurati točnost i preciznost u izvršavanju posla.
Pružite povratne informacije
Kad virtualni asistent završi posao, obavezno mu dajte povratne informacije. To će mu pomoći poboljšati povećati razumijevanje Vaših očekivanja i potreba i dati jasnu viziju za budućnost suradnje: želite li nastaviti ovako ili želite da nešto promijeni. Dobra povratna informacija također će pomoći u stvaranju kvalitetne i trajne suradnje jer:
- može otkloniti potencijalne nesporazume,
- ispraviti eventualno napravljene i prevenirati buduće greške i
- pozitivan feedback gradi samopouzdanje i otvara mogućnosti za rast i razvoj, kako pojedinaca tako i odnosa između klijenata.
Pouzdajte se u virtualnog asistenta
Kada delegirate posao virtualnom asistentu, važno je da imate povjerenje u njegove sposobnosti i znanja.
Ako nemate povjerenja u virtualnog asistenta, to može dovesti do nedostatka efikasnosti i poteškoća u suradnji. Dobar početak nove suradnje može biti kraći probni rok ili neki manji početni zadatak koji će asistent izvršiti i na kojem ćete provjeriti jeste li kompatibilni. Saznat ćete odgovara li Vam asistentov način rada, ima li potrebne vještine i znanja, ima li volju za učenjem novih vještina i drugi što Vam je bitno. S druge strane, ustanovit ćete jeste li dovoljno jasno i pravovremeno definirali zadatak, ima li prostora i želje za unapređenjem i popravkom i druga pitanja koja se javljaju u procesu.
Svi znamo da je solo poduzetnicima često vrlo teško prepustiti bilo kome da radi bilo koji dio posla umjesto njih – što iz straha od gubitka kontrole, što iz navike.
Zato – samo polako, korak po korak, zadatak po zadatak, baby steps. Kad izgradite međusobno povjerenje, dobit ćete suradnika koji će vam omogućiti više vremena za poslove koje volite i zbog kojeg ste prvenstveno postali poduzetnici…
Ako mislite da bih Vam baš ja mogla pomoći ili imate pitanja – slobodno me kontaktirajte putem kontakt forme ili mi pošaljite e-mail na martina@mbassist.hr.
Sretno s delegiranjem!