Efikasno upravljanje vremenom s pomoću Eisenhowerove matrice
Ubrzan tempo svakodnevnog života i mnoštvo zadataka često nam otežavaju i kompliciraju upravljanje vremenom. To je posebno izraženo u predblagdansko vrijeme. Godina se približava kraju i vrlo je izazovno i zahtjevno uskladiti gomile obiteljskih i poslovnih obaveza.
Radiš li sve zadatke u svom poslu i kod kuće sam(a), možda je vrijeme da razmisliš o tome da neke zadatke “prebaciš” nekom drugom? Kad je vrijeme da prestaneš sve raditi samostalno, možda pronađeš u ovom blogu.
Eisenhowerova matrica - što je uopće to?
Ovaj alat za upravljanje vremenom pripisuje se američkom predsjedniku sa sredine 20. stoljeća, Dwightu D. Eisenhoweru. Eisenhower je bio poznat po svojoj sposobnosti donošenja brzih i ključnih odluka. Njegovo razumijevanje prioriteta bilo je ključno u vojnim strategijama.
Matrica je podijeljena na četiri kvadranta prema kriterijima hitnosti i važnosti.
Prije razvrstavanja zadataka i prioritiziranja, dobro je sve svoje zadatke, bez autocenzure, istresti na papir ili neku digitalnu to-do listu. Time smanjujemo mentalno opterećenje i dobivamo jasniju sliku i pregled svih svojih obaveza. Zadatke potom razvrstavamo ih ili obilježavamo prema važnosti i roku za izvršavanje.
Kvadranti i što se u njima nalazi
- kvadrant – Hitno i bitno: Zadatci koji su mi istovremeno važni, moram ih obaviti baš ja i moraju se obaviti danas ili sutra, odnosno u nekom najbližem periodu za koji trenutno planiram.
- kvadrant – Bitno, ali nije hitno: Zadatci koji su mi važni, ali ih planiram, dovoljno rano dok nisu još postali hitni. Idealna je situacija kada većinu važnih stvari maknemo s popisa dok su još u ovom kvadrantu i nisu još prešli u onaj prvi, hitni i bitni.
- kvadrant – Hitno, ali manje bitno: Zadatci koji se moraju izvršiti danas/sutra, al nisu mi toliko važni ili imam nekoga tko ih može izvršiti brže ili bolje. U svakom slučaju, ne moram ih baš ja odraditi nego mogu delegirati, dok se ja fokusiram na zadatke iz prvog kvadranta. Više o delegiranju možete pronaći u ovom članku.
- kvadrant – Nije hitno i nije bitno: Zadatci koje ću ili eliminirati s liste – jer su mi više gubitak vremena nego popunjavanje, ili ću ih ostaviti za neko neodređeno vrijeme u budućnosti kad mi svi prethodni kvadranti budu potpuno prazni.
Primjer božićnog obiteljskog ručka, provučen kroz Eisenhowerovu matricu
S obzirom na to da smo u predblagdanskom vremenu, iskoristit ću prigodni i kratki primjer organizacije jednog božićnog ručka i zadatke vezane uz njega.
Ako sam ja organizator i glavni kuhar božićnog obiteljskog ručka, taj dan prioritet mi je na vrijeme pripremiti hranu. Zato je to ono što se taj dan nalazi u prvom kvadrantu – hitno i bitno!
Jako mi je bitno i da stol bude uređen onako kako sam zamislila, tako da je to zadatak koji ću odraditi sama, ali tek nakon što je hrana pripremljena i stavljena na kuhanje ili pečenje. Dakle – bitno, ali nije hitno!
Ako mi neka namirnica nedostaje, to mi je hitno, ali nije bitno hoću li kupovinu obaviti baš ja ili netko drugi pa prema tome – delegiram i šaljem u trgovinu osobu koja je trenutno slobodna.
Možda je na televiziji upravo neki zanimljiv film, ali njega ću moći pogledati i navečer, kad sve ostale zadatke riješim, tako da mi u sada nije niti hitan niti bitan.
Prednosti delegiranja i upravljanja vremenom s Eisenhowerovom matricom
Prva i osnovna prednost korištenja matrice u poslovnom smislu je povećanje produktivnosti kroz bolje upravljanje prioritetima. Nadalje, posljedica toga je i smanjenje stresa i preopterećenosti uz mogućnost fokusiranja na zadatke koji su mi najvažniji i koje baš moram izvršiti sama. U praksi, to bi značilo da je mentalni teret koji nosimo u svojim glavama raščišćen. Naše to-do liste su skraćene i realno ostvarive i to bez sagorijevanja, osjećaja krivnje i kašnjenja.
Velika prednost ove metode je njezina jednostavnost. Ne treba vam nikakva tehnologija, novac ni skupi alati.
Od kuda sad početi?
- Na stranici Materijali možete skinuti pripremljenu tablicu za ispis u PDF formatu,
- možete uzeti prazan list papira i podijeliti ga na 4 kvadranta,
- a možete i svoju digitalnu to-do listu razvrstati prema gornjim kriterijima pomoću hashtagova ili nekog drugog načina obilježavanja, ovisno o alatu koji koristite.
Meni izvrsno funkcionira obilježavanje kategorija različitim bojama pa ako ste vizualni tip – pokušajte. U aplikaciji ili na papiru, svejedno je.
Prakticirate li ovo sortiranje redovno, počet ćete misliti na ovaj način, brže i lakše ćete prepoznati u kojoj su kategoriji obaveze koje se pojave – čim se pojave, na vrijeme eliminirati, delegirati i planirati obaveze i tako si olakšati svakodnevicu.
Ako imate potrebu za delegiranjem posla, javite mi se da se upoznamo!